Starter
150 EUR/ Monat
- Bis zu 200 Rechnungen / Monat
- Grundlegende Rechnungsverarbeitung
- Grundlegender Workflow
InvoiceBot: Rechnungsverarbeitung vollständig automatisiert, mit KI
Schluss mit manueller Datenerfassung. Eine KI-basierte Plattform zur Rechnungsverarbeitung: automatische Datenerkennung, Freigabe-Workflow und Bankabgleich in einem System.
Herausforderung
Der Preis der manuellen Rechnungsverarbeitung
Manuelle Datenerfassung
Das Übertragen von Daten aus PDFs und Papierbelegen in Buchhaltungs- und ERP-Systeme erfordert Konzentration, Genauigkeit und Zeit.
Teure Fehler
Fehlerhafte Erfassungen sind nicht nur frustrierend, sondern auch teuer, und sie behindern die Finanzkontrolle.
Sinkende Liquidität
Spät freigegebene Rechnungen verschlechtern die Liquidität. Wenn nicht sichtbar ist, was bezahlt wurde, fehlt auch ein aktuelles Bild der Finanzlage.
Warum scheitern herkömmliche Methoden?
| Verstreut eingehende Rechnungen | Herkömmliche Systeme | „Blackbox“-KI-Lösungen | InvoiceBot | |
|---|---|---|---|---|
| Funktionsweise | In E-Mail-Postfächern und Ordnern; Daten müssen von Hand abgetippt werden | Starke Kontrolle, aber mit langwieriger Integration vorab | Schnelle, rein KI-basierte Entscheidung | KI extrahiert die Daten, feste Regeln steuern die Freigabe |
| Nachvollziehbarkeit | Fehleranfällige manuelle Erfassung | Nachvollziehbar | Entscheidungen nicht nachvollziehbar | Bleibt auditierbar |
Die Lösung
KI-basierte Verarbeitung, deterministische Kontrolle
InvoiceBot ist nicht noch ein Rechnungsprogramm, sondern ein System, das automatisiert. Die KI extrahiert die Rechnungsdaten, während der Freigabe- und Zahlungsweg von strengen, vorab festgelegten Regeln gesteuert wird. So ist die Verarbeitung schnell und der Betrieb bleibt auditierbar.
Eingang
Eingehende Rechnung
E-Mail, Cloud-Speicher, Foto
KI
Datenextraktion und Prüfung
Formale und inhaltliche Richtigkeit
Regeln
Freigabe- und Zahlungsweg
Vorab festgelegt, deterministisch
Ergebnis
Schnell und auditierbar
Jeder Schritt ist nachvollziehbar
Wichtigste Funktionen und geschäftliche Vorteile
Automatische Datenerkennung (KI)
Die KI extrahiert die Rechnungsdaten und prüft anschließend, ob die Rechnung formal und inhaltlich korrekt ist und ob eine Bestellung und ein Vertrag dazu vorliegen.
Alle Rechnungen an einem Ort
Das System überwacht die angegebenen E-Mail-Postfächer und Cloud-Speicher und nimmt auch fotografierte Papierrechnungen an. Was keine Rechnung ist, wird gesondert aussortiert.
Partnervalidierung
Bei einem neuen Lieferanten extrahiert die KI die Partnerdaten und die Bankverbindung. Nach menschlicher Freigabe und Prüfung der Steuernummer wird der Partner in die Stammdaten aufgenommen.
Freigabe-Workflow
Die Freigabekette lässt sich in Alltagssprache oder aus einer Excel-Tabelle einrichten. Vor jeder Änderung zeigt eine Simulation, bei welchen früheren Rechnungen sich der Weg ändern würde.
Bankabgleich
Anhand der hochgeladenen Kontoauszüge (CSV, PDF, MT940) ordnet das System die Rechnungen den Zahlungen zu. Abweichungen außerhalb der Toleranz gehen an eine menschliche Prüfung.
Echtzeit-Einblick in den Cashflow
Rechnungen werden ohne Verzögerung erfasst, so ist die Finanzlage stets aktuell und es ist sichtbar, was bezahlt wurde.
Wie funktioniert InvoiceBot?
Rechnungseingang
Die Rechnungen gelangen aus den angegebenen E-Mail-Postfächern und Cloud-Speichern oder als Foto ins System.
Datenextraktion und Prüfung
Die KI extrahiert die Daten und prüft die formale und inhaltliche Richtigkeit der Rechnung.
Partnervalidierung
Ein neuer Lieferant wird nach menschlicher Freigabe und Prüfung der Steuernummer in die Stammdaten aufgenommen.
Freigabe
Die Rechnung durchläuft die Freigabekette nach den vorab festgelegten Regeln.
Bankabgleich
Anhand der Kontoauszüge ordnet das System die Rechnungen den Zahlungen zu.
Übergabe an die Buchhaltung
Die verarbeiteten Rechnungen gehen mit einem Klick an die Buchhaltung.
Wählen Sie ein Paket passend zur Größe Ihres Unternehmens
Transparente Preise ohne versteckte Kosten. Wachsen Sie mit uns, wenn Ihr Rechnungsvolumen und Ihre Anforderungen steigen.
Am beliebtesten
Professional
450 EUR/ Monat
- Bis zu 1.000 Rechnungen / Monat
- Alle Starter-Funktionen
- Automatisierte Regelverwaltung
- Bankabgleich
- Kassenbuch-Modul
- Individuelle Excel-Exporte / Aufstellungen
Enterprise
Individuelles Angebot
Für Großunternehmen – nach einem Gespräch
- Individuelles Rechnungsvolumen
- Individueller Workflow
- Individuelle Module
- Individuelle Integrationen
- Individuelles SLA
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